Legal
Política de Privacidade
1. Sobre esta política
A Sophium Calívia (“Calívia”) é um serviço de recepção inteligente e gestão para clínicas de estética, desenvolvido e operado pela Sophium Tecnologia e Inovação Ltda. (“Sophium”). Pelo WhatsApp da própria clínica, a Calívia responde dúvidas sobre os serviços cadastrados, consulta horários e ajuda a agendar. A equipe da clínica usa um painel (app.calivia.com.br) para cadastrar serviços, profissionais e horários, acompanhar a agenda, os clientes, os orçamentos e os pacotes de sessões, e assumir os atendimentos quando necessário.
Esta política explica quais dados pessoais são tratados, para quê, com quem são compartilhados, por quanto tempo são mantidos e como exercer seus direitos, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, LGPD). Ela se aplica a clientes e demais pessoas que conversam com o WhatsApp de uma clínica atendida pela Calívia ou agendam pelo link da clínica, às equipes que usam o painel e a quem visita calivia.com.br.
2. Papéis da clínica e da Sophium
- Dados de clientes, agendamentos e conversas: a clínica é a controladora; a Sophium atua como operadora, tratando esses dados em nome da clínica, conforme suas instruções e só para prestar o serviço.
- Contas de acesso ao painel, cadastro do teste grátis e registros de segurança: tratados pela Sophium para fornecer, proteger e dar suporte ao serviço.
- Contatos por e-mail: tratados pela Sophium para responder a quem escreveu.
3. Dados tratados
3.1 Clientes da clínica
- Número de telefone e conteúdo das mensagens de texto trocadas com o WhatsApp da clínica. De mensagens que não são texto (áudio, imagem, vídeo, documento), registramos apenas que foram recebidas: o conteúdo não é baixado.
- Dados técnicos das mensagens: identificadores, data e hora, direção e situação de entrega.
- Cadastro na clínica: nome completo, telefone e, opcionalmente, e-mail, data de nascimento, referência interna e observações administrativas da equipe.
- Agendamentos: data, horário, profissional, serviço, situação, registro de comparecimento e de atendimento realizado, com autoria.
- Orçamentos e pacotes de sessões: serviços, quantidades, valores, descontos, validade, situação e sessões realizadas ou restantes.
- Acompanhamento interno da equipe (por exemplo, orçamentos sem resposta), gerado por regras fixas a partir desses dados, sem envio de mensagens.
- Pedidos de atendimento humano e alertas de possível urgência, guardados como dados estruturados.
- Quando a clínica mantém o aplicativo WhatsApp Business no mesmo número: as respostas que a equipe envia pelo celular, para que a Calívia não responda por cima delas. O histórico antigo e a lista de contatos do aplicativo não são lidos.
A Calívia não é prontuário: não registra fotos, anamnese, diagnóstico, prescrição nem evolução clínica. A cliente pode, por iniciativa própria, escrever informações de saúde nas mensagens; esse conteúdo pode ser dado pessoal sensível e é tratado apenas para o atendimento administrativo e para avisar a equipe sobre uma possível urgência, sem avaliação clínica.
3.2 Equipe da clínica e teste grátis
- Nome, e-mail de acesso, funções no painel e, para profissionais, registro no conselho quando informado.
- Senha, guardada somente na forma de hash irreversível, e registro de autoria das ações no painel.
- No teste grátis pelo site: nome, e-mail e nome da clínica. Até a confirmação do e-mail esses dados ficam num pedido provisório; a conta e a clínica só são criadas depois dela, com o registro da versão destes documentos aceita e da data do aceite.
3.3 Site e demonstração
O site calivia.com.br não usa ferramentas de análise, publicidade nem cookies, e não tem formulários: os contatos são por e-mail. O servidor pode registrar dados técnicos de acesso, como o endereço IP, para segurança. A demonstração (app-demo.calivia.com.br) usa só dados fictícios e não pede cadastro; o endereço IP é usado, apenas na memória do servidor, para limitar abusos.
4. Finalidades
- Atender as clientes pelo WhatsApp da clínica: entender o pedido, informar serviços, valores e orientações cadastrados pela clínica e agendar, remarcar ou cancelar conforme as regras dela e só com confirmação explícita.
- Permitir o agendamento pelo link público da clínica, quando ela o liga.
- Permitir que a equipe gerencie agenda, clientes, orçamentos, pacotes e atendimentos.
- Encaminhar à equipe pedidos de atendimento humano e sinais de possível urgência.
- Criar a conta do teste grátis, confirmar o e-mail e avisar a Sophium do início e do fim da avaliação.
- Garantir segurança, controle de acesso e registro de autoria; prestar suporte e cumprir obrigações legais.
A Sophium não vende dados pessoais e não os usa para publicidade.
5. WhatsApp Business e Meta
A Calívia usa a plataforma oficial do WhatsApp Business, da Meta. As mensagens são recebidas e enviadas pelo número e pela conta da clínica, que continua dona deles. A conexão é autorizada pelo responsável da clínica na própria Meta; a Sophium não recebe a senha do Facebook. A Calívia só aceita mensagens com assinatura verificada da Meta. Para entregar as mensagens, a Meta trata o número, o conteúdo e os dados técnicos de cada uma, conforme os termos e a política de privacidade do WhatsApp.
6. Inteligência artificial
Para entender o pedido, a mensagem de texto é enviada a um provedor de inteligência artificial contratado por API, com até 10 mensagens recentes da mesma conversa e dados do cadastro da clínica (serviços, profissionais, opções de horário). Os provedores são a OpenAI e, como alternativa, a Anthropic. A inteligência artificial apenas interpreta: as respostas vêm de textos definidos e dos dados cadastrados pela clínica, todo agendamento é validado pelo sistema e só é concluído com a confirmação da cliente, e a Calívia não faz diagnóstico, não indica procedimento nem garante resultado. Observações internas da clínica nunca são enviadas à inteligência artificial.
7. Compartilhamento
- Meta (WhatsApp Business): envio e recebimento das mensagens.
- OpenAI e Anthropic: interpretação das mensagens de texto.
- Asaas: processamento dos pagamentos dos planos, com nome ou razão social, CPF ou CNPJ e e-mail de cobrança informados pela clínica. Dados de cartão são digitados na página segura da Asaas e não passam pela Calívia.
- Provedor de e-mail: códigos de confirmação do cadastro e avisos internos à Sophium.
- Cloudflare (Turnstile): verificação contra robôs na página de cadastro do teste grátis, que trata dados técnicos do navegador e da conexão, como o endereço IP.
- Hospedagem: servidor contratado pela Sophium, onde ficam o sistema e o banco de dados.
- Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
Alguns desses fornecedores podem tratar dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos, conforme a LGPD e os termos contratuais de cada um.
8. Armazenamento e proteção
- Os dados ficam em banco próprio da Calívia, separados por clínica: uma clínica não acessa dados de outra.
- O painel exige login; cada pessoa faz só o que sua função permite. A conta é bloqueada temporariamente após 5 tentativas de senha incorretas.
- O texto das conversas é guardado cifrado e não é gravado em registros de sistema. As credenciais de acesso ao WhatsApp ficam cifradas.
- As comunicações usam HTTPS.
Ocorrendo incidente de segurança relevante, a Sophium comunicará as clínicas afetadas e, conforme as obrigações aplicáveis, a ANPD e os titulares.
9. Por quanto tempo os dados são mantidos
- Texto das conversas: apagado automaticamente após 90 dias.
- Pedidos de cadastro não concluídos: apagados automaticamente em até 48 horas; o código e o link valem 30 minutos e são guardados só como hash.
- Demonstração: cada cópia da clínica fictícia é apagada depois de 8 horas; as conversas da demonstração pelo WhatsApp são apagadas diariamente.
- Cadastros, agendamentos, orçamentos, pacotes e registros de atendimento: mantidos enquanto a clínica usa o serviço, inclusive depois do fim do teste grátis sem contratação, ressalvadas as solicitações legítimas de exclusão e as obrigações legais.
10. Direitos dos titulares
Conforme a LGPD, você pode pedir confirmação e acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento, quando for a base do tratamento. Clientes de uma clínica podem pedir diretamente a ela ou escrever para contato@sophium.com.br; pedidos sobre dados mantidos pela clínica são atendidos em conjunto com ela. Equipes podem falar com o administrador da clínica ou escrever para o mesmo endereço.
11. Cookies
O site não usa cookies. O painel usa apenas cookies necessários: manter o login, proteger os formulários e continuar, no mesmo navegador, um cadastro em andamento (até 24 horas). Na página de cadastro, a verificação do Cloudflare pode usar recursos próprios do navegador.
12. Alterações e contato
Esta política pode ser atualizada quando o serviço mudar; a data no topo indica a versão atual. Privacidade e proteção de dados: contato@sophium.com.br. Suporte: suporte@sophium.com.br.